Application sur mesure ou logiciel existant ?

Qu’est-ce qu’un logiciel-service ?

Le Centre canadien pour la cybersécurité définit le logiciel-service, ou SaaS, comme un modèle où l’on achète un service permettant d’utiliser des applications hébergées par un fournisseur, accessibles par Internet. Les suites de bureautique en ligne en sont l’exemple le plus connu. La définition de référence du NIST ajoute un point qui compte pour la suite : le client ne gère pas l’infrastructure, et ne contrôle l’application que par des réglages limités.

C’est courant. Selon Statistique Canada, 48,5 % des entreprises canadiennes du secteur privé de 5 employés et plus utilisaient des services infonuagiques en 2023 : 45,1 % des petites entreprises et 58,5 % des moyennes. Ce chiffre couvre l’infonuagique au sens large, logiciels en abonnement compris, mais aussi le stockage et l’hébergement. Pour la plupart des PME, la question n’est donc pas de savoir si elles utiliseront des logiciels en abonnement, mais pour quelles parties de leur travail.

Quand un logiciel existant est le bon choix

• Le processus est le même dans toutes les entreprises : comptabilité, paie, courriel, prise de rendez-vous simple.
• Un logiciel du marché couvre la plupart de vos besoins, et vous acceptez d’adapter le reste de votre façon de faire.
• Vous avez besoin de l’outil tout de suite, avec un budget de départ limité.
• Votre façon de travailler sur ce point ne vous distingue pas de vos concurrents.

Dans ces cas, bâtir sur mesure coûte plus cher pour un résultat comparable. Un bon fournisseur d’applications doit vous le dire. C’est notre position : si un logiciel existant fait le travail, nous vous le dirons dès le départ.

Quand le sur mesure se justifie

• Votre façon de travailler fait votre différence, et les logiciels essayés vous obligent à la changer.
• Vos règles sont trop particulières : produits configurables, prix selon plusieurs facteurs, étapes d’approbation propres à votre entreprise.
• L’équipe retape la même information entre plusieurs abonnements qui ne se parlent pas.
• Vous payez pour des logiciels dont personne n’utilise vraiment les fonctions, et le travail réel se fait encore dans Excel (voyez remplacer Excel par une application web).
• Vos clients doivent vivre une expérience à votre nom : portail, approbation en ligne, suivi de dossier.

C’était le cas de Pavar : des chaises et des banquettes avec des centaines de choix possibles, des propositions préparées dans Excel et des détails à transmettre à la production. Aucun outil du marché ne suivait ce parcours de bout en bout ; une application conçue autour de lui, oui.

Les deux options côte à côte

Les erreurs qui coûtent cher, dans les deux cas

Du côté des logiciels-services, le Centre canadien pour la cybersécurité nomme le risque clairement : être contraint d’utiliser un service en particulier, en raison d’obligations financières ou de l’incapacité de passer à un autre fournisseur. Il note aussi que les sorties de données sont souvent conçues pour coûter cher, et recommande des contrats qui garantissent l’accès à vos données à un coût raisonnable. La sécurité est partagée : le fournisseur répond de la sécurité du nuage, votre entreprise de ce qu’elle y met.

Une erreur est sous-estimée presque partout : un logiciel-service oblige presque toujours à changer votre façon de travailler. C’est lui qui impose sa méthode, et l’équipe qui s’y plie. L’intégration prend donc souvent plus de temps que prévu, avec des difficultés que l’entreprise n’avait pas vues venir : une étape qui n’existe pas dans le logiciel, des contournements dans Excel, une équipe qui résiste au changement.

Du côté du sur mesure, les erreurs sont différentes : un projet qui veut tout faire dès le départ, un prix qui déborde, et surtout un code qui reste au fournisseur faute de cession écrite. Notre guide sur le coût d’une application sur mesure explique comment délimiter une première version, et celui sur la propriété du code ce qu’il faut exiger dans le contrat.

Vos données et la loi québécoise

Que vous achetiez un logiciel ou que vous en fassiez développer un, la loi québécoise sur la protection des renseignements personnels s’applique de la même façon. Tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information qui touche des renseignements personnels exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et le système doit permettre de remettre ces renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (art. 3.3). Une personne peut d’ailleurs demander ce format pour ses propres renseignements (art. 27).

Si le logiciel héberge ces renseignements hors du Québec, une évaluation est aussi exigée avant de les communiquer, avec une entente écrite (art. 17). Au fédéral, le principe est le même : une organisation reste responsable des renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. Le Centre canadien pour la cybersécurité recommande de veiller à ce que les données sensibles soient stockées au Canada.

La solution hybride : garder ce qui fonctionne

Le choix est rarement tout ou rien. Votre comptabilité, votre courriel et votre paie restent dans les logiciels du marché ; l’application sur mesure prend en charge les étapes qu’ils ne couvrent pas, et s’y connecte par API, import ou export. L’information est saisie une fois et circule entre les outils. C’est l’approche que nous suivons pour nos applications sur mesure.

Avant de signer avec un fournisseur de logiciel-service, posez-lui ces questions, inspirées des recommandations du Centre canadien pour la cybersécurité :

• Où sont situés vos centres de données et vos administrateurs ?
• Comment récupère-t-on toutes nos données, dans quel format, à quel coût ?
• Que deviennent nos données à la fin du contrat, et comment sont-elles détruites ?
• Comment et avec quel préavis les prix et les conditions peuvent-ils changer ?
• Le logiciel se connecte-t-il à nos autres outils par une API documentée ?